Recruter à moindre coût et sans se tromper…
La fois dernière, nous en avions terminé avec la méthodologie d’élaboration d’une stratégie qui repose sur les valeurs de l’entreprise. Si vous vous référez à L’Arbre du Management ® (voir notre article «Un petit dessin vaut mieux qu’un long discours»), vous percuterez aussitôt sur l’étape suivante de cette chaîne du management, à savoir le recrutement.
Le recrutement, étape cruciale pour le chef d’entreprise…
En effet, si l’on fait l’exercice intellectuel de considérer un entrepreneur venant de créer sa boîte à partir d’une page blanche, après avoir élaboré sa stratégie, il va lui falloir recruter ceux qui vont porter, qui vont décliner cette stratégie au quotidien sur le terrain. Bref, son prochain défi est de recruter sans se tromper et si possible, à moindre coût. Alors on fait comment ? En tout premier lieu, la courroie de transmission entre une stratégie à long terme et sa déclinaison au quotidien au travers du job de chacun, c’est l’organigramme. L’organigramme le plus pertinent est celui qui est d’une part au service de la stratégie, mais aussi au service des aspirations personnelles du dirigeant. (En tout cas c’est comme cela dans des PME à taille humaine, comme on dit). Au service de la stratégie tout d’abord, car si celle-ci mise à fond sur l’innovation, l’organigramme sera centré autour du service R&D (recherche et développement) et du marketing. Si la stratégie est tournée vers l’export, l’organigramme sera centré sur le commercial export, sur la logistique et peutêtre aussi sur le juridique. Mais aussi au service des aspirations personnelles du dirigeant : si celui-ci a pour ambition de voir sa fille lui succéder, elle qui est actuellement en école de commerce, il va structurer son organigramme différemment de son clone qui lui a pour aspiration de vendre son entreprise avec une belle plus-value.
Tout commence par le référentiel métier
Et donc qui dit organigramme dit métiers. Et qui dit métiers dit «Référentiel métier». J’emploie volontairement le terme de référentiel plutôt que d’autres termes tels que «Fiche de poste», «Description de fonction», etc. Car je trouve que ce terme est à la fois plus parlant et plus représentatif de la réelle utilité de cet outil. Il est pour moi bien plus qu’un exercice administratif et je vais vous expliquer pourquoi : en premier lieu, puisque nous sommes dans une série d’articles sur le recrutement, il va servir de base à la rédaction de l’annonce de recrutement (promis, dans les prochains articles, je vous en livre quelques astuces…) Mais il va également servir de base à la préparation et à la conduite de l’entretien annuel. Il va permettre de concevoir le plan de formation. Il sera incontournable pour vous aider à gérer les mouvements internes dans votre entreprise (promotions, mutations, etc.) Et, cerise sur le gâteau, il vous sera demandé par tout auditeur qualité qui se respecte. Donc, de quoi un référentiel métier doit-il idéalement se composer ? Je vous suggère un document en trois parties : une partie qui traitera de la place du poste dans l’organisation, des exigences en matière de cursus de formation initiale, d’expérience et qui mentionnera clairement les niveaux de responsabilités financières. Une seconde partie qui récapitulera les compétences et qualités à réunir pour bien tenir le job. Et une troisième partie qui recense les différentes missions
Commencez à rebrousse-poil !
Et vous savez quoi ? C’est dans l’ordre inverse que je vous recommande d’écrire ces trois parties. Et vous comprendrez pourquoi au fur et à mesure que je vous décortiquerai le processus. En attendant, arrêtons-nous deux secondes sur la question de savoir qui doit rédiger le référentiel métier ? En premier lieu, le responsable hiérarchique direct. Son rôle sera de veiller à ce que la stratégie qui, rappelons-le, a «dicté» la création de ce poste, soit effectivement déclinée via les différentes missions. Ensuite, si le poste est déjà occupé par quelqu’un, invitez- le ! C’est lui qui connaît, et de loin, tous les détails du métier. Cela vous garantira de n’oublier aucune mission clé. Enfin, invitez une personne à «sensibilité » ressources humaines. Son rôle sera de vous aider à évaluer les compétences et qualités humaines nécessaires pour remplir au mieux chaque mission. Dans le prochain article, on met les mains dans le cambouis et on se construit le référentiel métier d’un chargé d’affaires ! D’accord ? En attendant, prenez bien soin de vous… et de votre équipe !