Retour d’expérience : Les bonnes pratiques pour télétravailler
Dans le cadre du respect des mesures de prévention de la propagation du virus covid-19, le télétravail est très fortement encouragé. L’entreprise Fizzer, qui évolue en full remote (télétravail intégral) depuis six ans, avec des salariés aux quatre coins du monde, donne quelques tips pour mettre en place le travail à distance.
«Le principe de base pour que le télétravail fonctionne est de mettre en place une bonne routine de travail. Soit de bien s’organiser et planifier les objectifs de la semaine», explique Baptiste Hamain, CEO de Fizzer, qui a créé une application d’envoi de cartes postales personnalisées. Les vingt salariés de l’entreprise, répartis entre Bali et le Canada, sont en télétravail total. Pour le chef d’entreprise, les salariés ont vite fait de mélanger les aspects professionnels et personnels, d’autant plus dans cette période de pandémie où les enfants sont à la maison. «Les cartes sont rebattues, il faut retravailler les routines de chacun. Afin de ne pas se laisser déborder, les collaborateurs doivent s’organiser en début de semaine selon les objectifs fixés par leur manager. Il faut être capable de les décomposer en sous-objectifs. Ce qui permet d’avoir la satisfaction d’être efficace et de cocher toutes les cases de sa to do list quotidienne à la fin de la journée».
Rendre l’organisation de chacun flexible
Chez Fizzer, les salariés sont libres d’organiser leur journée et de travailler quand ils le souhaitent, selon le moment de la journée où ils sont le plus productifs. Seuls impératifs, être présents sur certains créneaux et, notamment, au moment du lancement du «sprint» –projet à court terme– en début de semaine. Pour le reste, les salariés peuvent indiquer à leur équipe leur statut pour prévenir s’ils sont absents et n’ont pas la possibilité de répondre de manière urgente. L’entreprise impose également à ses collaborateurs de dégager des temps où ils seront focalisés sur un projet. Mieux vaut alors qu’ils se déconnectent totalement, en coupant les notifications annonçant de nouveaux messages ou e-mails.
Mais au-delà de ces temps indispensables de concentration, il est fondamental de maintenir des liens professionnels. Pour faciliter les échanges entre collègues, Fizzer utilise la plate-forme de communication collaborative Slack. «C’est notre bureau en live. On se dit bonjour le matin et au revoir le soir, et on échange dessus tout au long de la journée. Si le problème est trop long à résoudre par écrit, on fait un call.» En guise de réunions, Fizzer utilise Zoom, un outil qui fonctionne, comme Skype pour faire des vidéoconférences.
Animer le télétravail et garder le contact
En plus de ces échanges instantanés, chaque équipe se réunit une fois par semaine et l’entreprise impose des «one to one» hebdomadaires entre les salariés et leur manager, pour échanger sur des aspects professionnels et personnels et faire le point sur ses objectifs et son environnement de travail. Et tous les jeudis, l’entreprise réunit l’ensemble des collaborateurs. L’occasion pour elle de «donner de la visibilité pour créer de la cohésion. On laisse le plus possible la parole aux équipes pour ne pas imposer une seule voix d’en haut ».
Également, pour que chaque salarié ait toutes les cartes en main pour mener à bien ses objectifs, l’entreprise stocke tous les projets en cours dans une grande bibliothèque virtuelle grâce au logiciel Notion. Et pour garder un esprit d’équipe, elle recrée des moments de convivialité, notamment à travers différents channels dédiés aux loisirs – sur la cuisine, les films, la musique– sur Slack. L’un d’entre eux, «Fizzer-transpi» dédié au sport, permet aux salariés de faire un selfie après leur séance de sport. Pour favoriser les moments de détente, l’entreprise organise également les cafés virtuels par groupe de trois pendant une heure tous les mardis à 14h. «Ce ‘random remote coffee’ réunit chaque semaine des groupes de personnes différentes qui ne sont pas forcément de la même équipe pour leur permettre de se découvrir et échanger. Cela leur permet de se connaître encore mieux qu’ils ne pourraient le faire en étant dans le même bureau», juge Baptiste Hamain.
Enfin, et parce que rien ne remplace les échanges physiques, l’entreprise organise des réunions avec toute l’équipe, à minima deux fois par an, soit à Cabourg où se situe le centre d’impression de l’entreprise ou dans une capitale européenne ou mondiale. Un bon moyen de «garder les gens passionnés dans un projet et de les rendre solidaires». Au vu de la pandémie du Covid-19, «le rendez-vous d’équipe prévu à la montagne, en avril prochain, va se transformer en séminaire au soleil, en septembre».
Charlotte de SAINTIGNON